リモートワークで業務効率を高める方法とは?注意点とあわせて解説!

リモートワークが思うように機能しないとお悩みではありませんか?働き方の多様化がさけばれる中、リモートワークを導入する企業が増えています。

しかし、単に在宅で勤務するだけではリモートワークの本来の目的は達成できません。中にはリモートワークを導入したことで、かえって業務効率が下がってしまったという企業も多く存在しています。

本記事ではリモートワークとは本来どういった目的で行われるべきかを整理したうえで、リモートワークでの業務効率化について解説します。リモートワークを正しく導入することで、従業員の健康や働くモチベーションを保ち、チームとして最大限パフォーマンスを発揮できる状態を作ることができます。

目次

1.リモートワークとは?コロナ収束後も継続する?

2.リモートワークのメリット・デメリットとは

      2.1企業がリモートワークを導入するメリット

        2.1.1通勤に掛かる時間や労力が減少する

        2.1.2コスト削減が可能

       2.1.3多様な人材を獲得できる

    2.2リモートワークのデメリット

       2.2.1従業員同士のコミュニケーション不足になりやすい

      2.2.2従業員の評価制度を見直す必要がある

      2.2.3リモートでも働ける環境整備が必要

3.リモートワークの普及率

4.リモートワークで業務効率を上げる方法

      4.1定期的なコミュニケーションの機会を設ける

     4.2リモートワークに適した環境を整備する

     4.3クラウドツールを導入する

5.まとめ|リモートワークを導入してチームの生産性を向上しよう

 

リモートワークとは?コロナ収束後も継続する?

リモートワークとは、会社のオフィスとは別の場所で仕事をすることです。オンラインツールが発展したことで、ミーティング、情報共有、データのやり取りがオンライン環境で行えるようになりました。

元々、米国などではオフィスや取引先の場所が離れていることからリモートワーク導入が進んでいましたが、日本では「直接会うこと」に価値を感じていたため、世間的には受け入れられていませんでした。

しかし、新型コロナがきっかけとなり、多くの企業が非対面でのコミュニケーションを求めるようになるなど、それまでの価値観が一変したのです。

2022年現在でもコロナ収束の兆しが見えておらず、リモートワークという新しい働き方はすでに定着しつつあります。そして一度定着した働き方は、コロナが収束したあとでも残り続けると予想されています。

ロイター企業調査によれば、リモートワークを導入している企業のうち、約8割がコロナが落ち着いたあとでも継続すると回答しています。

参照:12月ロイター企業調査:コロナ後も8割がテレワーク継続、働き方改革

 

リモートワークのメリット・デメリットとは

リモートワークは今までの働き方と大きく異なるため、メリット・デメリットが存在します。企業がリモートワーク導入を成功させるには、それぞれを理解した上で、いかにメリットを享受し、デメリットに対策を取るかが重要です。ここではリモートワークのメリット・デメリットをそれぞれ解説します。

企業がリモートワークを導入するメリット

通勤に掛かる時間や労力が減少する

リモートワークは都市部のオフィスに出社する必要がなく、自宅やサテライトオフィスで勤務できます。そのため、満員電車のストレスや通勤時間を削減できます。仮に通勤時間に往復2時間掛かっていたとすれば、その時間を勉強や趣味に使うことができるため、1日を有意義にすることが可能です。

コスト削減が可能

リモートワークが普及すれば、今までのように全員が同じ場所に集まる必要がありません。そのため、オフィスに掛かる光熱費や従業員の通勤交通費などのコスト削減効果も期待できます。都市部の広いオフィスを借りなくとも、都市部でも家賃が安いオフィスに移転することや、優れたロケーションの郊外にオフィスを借りることも可能です。

多様な人材を獲得できる

リモートワークを導入することで、ワークライフバランスが充実するため、育児や介護などで働く時間や場所に制約がある方も、場所にとらわれず働く事が可能です。

そのため、企業側はより多様な人材獲得につながります。特に日本では少子高齢化による労働力減少が問題となっているため、今までのように働く時間も場所も同じ人材を採用するのは、より競争が厳しくなるでしょう。

そのため、リモートワークを導入し柔軟な働き方が実現できる環境作りは、どの企業でも非常に重要なテーマとなります。

リモートワークのデメリット

従業員同士のコミュニケーション不足になりやすい

リモートワークは、従業員それぞれがオフィスと離れた場所で仕事をするため、社内コミュニケーション不足に陥る可能性があります。対面であれば、ちょっとした相談が出来たり、何気ない会話の中からアイデアが生まれることもありますが、リモートワークでは意図的に機会を設ける必要があります。

特に新人など社歴が浅い人は、コミュニケーション不足から周囲と打ち解けられず、モチベーション低下にもつながる可能性があります。

従業員の評価制度を見直す必要がある

直接仕事ぶりを見ることができないため、ある意味「仕事をしてる前提」で進めることになります。リモートワークでの評価はプロセスよりも成果が重視されます。今までは、毎日決まった時間に出社して遅くまで仕事をしていれば評価されていた部分もありましたが、リモートワークではそうしたことができません。

そのため、管理者はなにをもって評価するかといった、人事評価制度を再構築し、リモートワークを取得する従業員にきちんと伝える必要があります。

リモートでも働ける環境整備が必要

リモートワークでは、ノートパソコンやオンライン環境の準備はもちろん、業務に必要なソフトウェアの構築が必要です。会社であれば、社内サーバーに構築されたサーバーやシステムを利用することができますが、それぞれが働く場所が違うリモートワークでは、クラウド型サービスの活用が必須です。

たとえば、見積書や稟議書・報告書などを電子化することで、申請のためにオフィスに出社する必要はありません。また、業務効率化につながるRPAツールなども、クラウド型のサービスを使うことで場所を問わず利用できます。

リモートワークの普及率

リモートワークは新型コロナの拡大にともない、中小企業・大手企業問わず、導入が進んでいます。

総務省が公表している「テレワークの実施状況」によると、2021年3月では38.4%の企業が導入しています。

しかしながら、大手企業が69.2%であることに対し、中小企業は33.0%と2倍以上の差があり、中小企業におけるリモートワークの定着には課題が多いことがわかります。

参照:テレワークの実施状況|総務省

 

画像引用元:テレワークの実施状況|総務省

また、産業別に見ると各業界では導入率に大きな差が生じています。IT企業などの情報通信業は55.7%と半数以上の企業が導入していることに対し、運輸業、飲食・サービス業、医療・介護・福祉など、特定の現場で業務を行う必要がある業界に関しては、リモートワークが難しくなります。

ここでお伝えしたいことは、すべての業種に無理にリモートワークを導入する必要がないということです。

企業が考えるべきことは、リモートワークを導入することが目的ではなく、リモートワークを導入する部門を見極め、コスト削減、業務効率化、人材獲得といったメリットを享受できないか考えることでしょう。

特に、情報システム部門のエンジニア、デザイナー、マーケティング部門、営業部門、バックオフィス(経理・人事・総務・労務など)などの職種はリモートワーク化に適しています。

リモートワークを導入することは、業務生産性の向上だけではなく、他社との差別化にもつながるでしょう。

リモートワークで業務効率を上げる方法

定期的なコミュニケーションの機会を設ける

リモートワークを導入する際は、オンラインミーティングや、1on1ミーティング、オンライン飲み会(強制ではない)などを設け積極的にコミュニケーションを設けるようにしましょう。

リモートワークでは1人で過ごす時間が増えるため、そうしたコミュニケーションの機会が少なくなります。問題なく仕事をしているようでも、実際には仕事の悩みやストレスを抱えているかもしれません。また会社へのエンゲージメント(愛着心・帰属意識)も低下し、離職の原因にもなります。

特に在宅で業務を行う従業員に対しては、定期的なコミュニケーションを心がけると良いでしょう。

リモートワークに適した環境を整備する

リモートワークは、単に在宅で仕事をしてもらえば良いわけではありません。自宅がインターネットの通信速度に問題があったり、人によっては在宅では生活音が気になり、仕事に集中が出来ない場合もあるでしょう。

最近では、駅前などにシェアオフィスやレンタルオフィスが登場しているため、法人契約を結ぶことやスポットで使用するために福利厚生を充実させるなども有効です。

クラウドツールを導入する

業務を効率的に進めるためにクラウドツールの導入は欠かせません。オンラインビデオツールのZoomや、ビジネスチャットツールのSlack、ChatWorkなどのコミュニケーションツールは、コロナ禍で利用者が急増しています。

その他にも、業務効率化につながるクラウドツールは数多く登場しています。興味のある方は下記の記事をご参考ください。

【営業から事務作業まで】業務効率化に役立つおすすめのノーコードツール5選!

【2022年版】初心者におすすめのデータ自動入力ツール6選!|場面別に紹介!

さらに、これらのツールは無料から使えることができるフリーミアムであり、有料版でも月数千円程度の費用で利用できるため、個人や少人数のチームでも利用できる点がメリットです。

まとめ|リモートワークを導入してチームの生産性を向上しよう

本記事では、リモートワークの現状から、リモートワークのメリット・デメリット、リモートワークを導入する必要性まで解説しました。

日本の生産性は先進国の中でも低迷しており、特にデジタルの活用は多くの企業が課題として挙げています。デジタルツールを活用することは、人材不足の解消や既存従業員の就業満足度向上にもつながり、結果として企業の成長にも貢献します。 

 

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