「新年早々、やることが山積みで大変……。」「今年は業務効率化に取り組みたい……。」そう感じながら年始を迎えた方も多いでしょう。
私自身、以前は毎日作業に追われ、心に余裕を持てない日々を送っていました。しかし、「業務効率化に役立つツール」を仕事に取り入れたことで、毎日1〜2時間以上もの業務時間の短縮に成功したのです。
長時間労働だけでは評価されにくい現代こそ、「ITツールの活用」が働き方を大きく変えると実感しています。実際、総務省の調査でも、日本企業における業務効率化・IT活用の遅れが生産性課題として指摘されています。
そこで本記事では、私自身が実際に使って効果を感じたITツールを、目的別にご紹介します。2026年こそ、“頑張る”だけじゃなく、“うまく進める”一年にしていきたいという方はぜひ参考にしてください。
【経験談】仕事が早い人は、自分がやるべきことに集中している
ITツールをご紹介する前に、少しだけ僕自身の話をさせてください。私は現在フリーランスとしてWebマーケティングの仕事をしていますが、独立して間もない頃は、毎日長時間パソコンに張り付いて仕事をしていました。昼も夜も関係なく、とにかく量をこなすしかないと思っていたんです。
しかし、どれだけ働いてもタスクは減らず、報酬にもつながらない。体力的にも精神的にもきつい状況が続いていました。
そんなとき、あるフリーランス仲間のAさんと話す機会がありました。Aさんは私と同じような業種なのに、仕事の進みが早く、しかも余裕があるように見える。気になって、「どうしてそんなに仕事が回せてるの？」と聞いてみたんです。
するとAさんは、「自分でやらなくてもいい仕事は、全部ツールに任せてるよ」と、さらっと言いました。たとえば、毎回手作業でやっていたリサーチ作業や、細かいToDoの管理、請求書の作成など——それらはすべて、ITツールを使って仕組み化しているとのこと。
「その分、クライアントへの提案づくりや、自分のサービスの改善に時間を使ってるから、成果にもつながりやすいんだよ」と教えてくれました。そのとき気づいたんです。成果を上げるためには、「何をやらないか」を決めることも大事なんだと。
限られた時間とリソースの中で、ビジネスパーソンとして生き残るには、「自分がやるべきこと」に集中するしかありません。逆に、単純作業や繰り返し作業に時間を取られていると、本当にやるべき価値の高い仕事に手が回らなくなってしまう。
それ以来、私もAさんのアドバイスにならって、ITツールを少しずつ導入しました。すると、以前に比べて作業時間は大幅に短縮され、ミスもぐっと減り、気持ちにも余裕が生まれたんです。
このあとご紹介するツールたちは、どれも実際に私が使って「これは良かった」と思えたものばかりです。ほんの少し使い方を覚えるだけで、明日の仕事が確実にラクになりますよ。
1. コミュニケーションツール｜伝える・共有するムダを減らす
会社員やフリーランスとして複数のクライアントとやり取りしていると、メール中心のコミュニケーションにはどうしても限界を感じます。
たとえば、
- 過去のやり取りを探すのに時間がかかる
- ちょっとした確認にもいちいちメールを返さないといけない
- 見落としやすく、タスクの抜け漏れにつながりやすい
といった細かい“手間”が積み重なり、結果的に集中すべき仕事の時間が奪われてしまうんですよね。
私も以前は、案件ごとにメールを整理して、必要なやり取りを検索して…という作業に毎日かなりの時間を使っていました。しかし、今はチャットツールに切り替えたことで、業務効率が一気に向上しました。
Chatwork
画像引用：ChatWork
Chatworkは、シンプルで実務に強い国産のビジネスチャットツールです。案件ごとのチャットルームを分けられるので、「どこで何を話していたか」がすぐに見つかるのが大きな魅力です。
私の場合、メールでのやり取りに時間を取られていた頃と比べて、情報の検索・共有・確認が圧倒的に早くなりました。「後から探す」「リマインドする」といった地味な負担が激減した感覚です。
特徴
- 「タスク追加機能」で、その場でやることを記録＆可視化できる
- 「未読・To」「自分宛のメッセージ」だけを抽出できるフィルタ機能で、対応漏れを防ぐ
- プロジェクト案件ごとにグループ管理できるので、クライアントとのやり取りが混在しない
Slack
画像引用：Slack
Slackは、複数のクライアントやチームと同時に仕事を進めるフリーランスや企業担当者にとって相性の良いチャットツールです。特に、情報の整理・検索性・他ツールとの連携力が高く、ただのチャットツール以上に「業務のハブ」として使えます。
私もSlackに切り替えてから、「この話どこだっけ？」と会話履歴を探す手間が大幅に減り、通知・タスク・共有ファイルがすべて一か所にまとまることで、作業の立ち上がりが格段にスムーズになりました。
特徴
- 案件ごとに「チャンネル」を分けられるので、やり取りの履歴や資料が混在せず見返しやすい
- メッセージにリアクション（絵文字）で返信できるため、返信や確認の手間を減らせる
- GoogleカレンダーやNotion、Asanaなどの外部ツールと連携し、通知やToDoの見落としを防げる
2.タスク・プロジェクト管理ツール｜“やること”を見える化して、頭の中をスッキリさせる
多くのビジネスパーソンにとって、「何を、いつまでに、どこまでやるか」といったタスク管理は欠かせません。頭の中だけでタスクを覚えておこうとすると、どうしても漏れが出たり、優先順位がブレてしまいます。
私自身、以前はノートや付箋、メールの下書きなどにタスクをメモしていましたが、気づけばバラバラに分散していて「今やるべきこと」が曖昧になりがちでした。
ですが、タスク管理ツールを取り入れてからは、すべてのタスクが「見える化」され、やるべきことに迷わなくなったことで、対応漏れがなくなり生産性も大きく向上しました。
Trello
画像引用：Trello
Trelloは、カンバン方式（ボード＋カード）でタスクを管理するツールで、直感的な操作が特徴です。「今やっていること」「次にやること」「完了したこと」といったタスクのステータスをボードで一目で把握できます。
私は日々のルーティンタスクから、クライアント別の進行状況までをTrelloにまとめることで、頭の中が整理され、作業スピードが上がりました。やるべきことが目に見えるだけで、集中力が大きく向上しますよ。
特徴
- ドラッグ＆ドロップでタスクの進行状況を移動できるので、操作がシンプル
- リストやラベルで案件別・優先度別に整理できる
- 期限やチェックリストを設定して、タスクの細分化が可能
Backlog
画像引用：Backlog
Backlogは、プロジェクト管理に強い国産ツールで、複数メンバーと連携する案件でも活用しやすいのが魅力です。チームで共有しながらも、自分のタスクだけを抽出して確認できるので、個人・チームどちらの視点でも管理しやすいのが特徴です。
私自身、デザイナーやエンジニアと共同で進めるプロジェクトでBacklogを導入してから、「誰がどこまでやっているか」が見えるようになり、スムーズに仕事を進められるようになりました。
特徴
- 課題（タスク）ごとに担当者・期限・進捗を細かく設定できる
- ガントチャートで全体のスケジュールを視覚的に把握できる
- コメント欄でファイル共有・やり取りもでき、そのまま記録に残る
3. 自動化・RPAツール｜手作業の時間を大幅に削減する“分身”ツール
普段仕事に取り組む中で、毎回同じ作業をしていることはありませんか？たとえば、情報収集、データのコピー＆ペースト、請求書の発行、SNSの投稿管理などです。こうしたルーティン作業は、地味ながら確実に時間を奪っていきます。
また以前は、毎月のクライアントレポート作成や、競合リサーチなどを1つひとつ手作業でこなしていて、それだけで半日以上が潰れていました。
しかし今は、「自動化ツール」を使うことで自分の分身が増え、”本来やるべき仕事”に集中できる環境ができました。ここでは、実際に私が使って効果を実感した、おすすめの自動化・RPAツールをご紹介します。
Octoparse
画像引用：Octoparse
Octoparseは、ノーコードでWebサイトから情報を自動収集できるデータ抽出ツールです。特に、競合調査や価格比較、商品リストの取得など、毎回似たような検索・コピーをしている作業がある人にとっては、圧倒的な時短になります。
私の場合、過去にはGoogle検索から1件ずつ情報をコピーしてExcelに貼り付けていましたが、今ではOctoparseに設定しておくだけで、数百件分の情報を数分で収集できるようになりました。
特徴
- ノーコードで設定可能。初心者でも直感的に操作できる
- 人気サイト向けテンプレートを多数用意。設定不要ですぐにデータを取得できる
- 定期実行機能（スケジューラー）で、毎日・毎週の情報収集を自動化
- 抽出したデータはExcel/CSVで出力でき、そのまま分析・資料作成に使える
https://www.octoparse.jp/template/google-maps-store-listing-scraper
https://www.octoparse.jp/template/amazon-jp-product-listings-scraper
https://www.octoparse.jp/template/email-social-media-scraper
Zapier
画像引用：Zapier
Zapierは、異なるWebサービス同士を連携させて、自動でタスクをつなげる“クラウド型自動化ツール”です。たとえば、「フォームに回答があったら、自動でスプレッドシートに追加し、Slackに通知」といった一連の動作を、人の手を介さずに実行してくれます。
私自身、クライアントからの問い合わせをGoogleフォームで受け取ったあと、データの管理と通知までをZapierで完全自動化しています。自動的に仕事が整理されている状態を作れたことで、ストレス軽減にもつながりました。
特徴
- 5000以上のサービス（Google、Slack、Notionなど）と連携可能
- 「トリガー（きっかけ）」と「アクション（動作）」をつなぐだけのシンプル設定
- 1度作っておけば、あとは完全に“ほったらかし”で回り続ける
4. ファイル管理・ドキュメント共有ツール｜探さない・迷わない・なくさない
クライアントに資料を共有しようとする際に、「あの資料、どこに保存したっけ？」とファイルを探してしまい、時間を無駄に浪費した経験がある方も多いでしょう。
さらに、過去に送付したファイルをクライアントから再度要求されたり、同じようなファイルが複数存在し、どれが最新バージョンか分からなくなったりするのも、よくある話です。
私自身、以前はデスクトップやローカルフォルダにファイルが散らかっていて、どれが最新版かわからなくなることが度々ありました。しかし、今ではクラウド型のファイル管理ツールを活用することで、どこにいても・どのデバイスでも・すぐに必要なファイルにアクセスできる環境を作っています。
ここでは、私が特に信頼して使っているファイル管理・共有ツールを紹介します。
Google ドライブ
画像引用：Googleドライブ
Google ドライブは、Googleが提供するクラウドストレージです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用することができるため、利用者数が多く、ファイルの共有をしやすいことが特徴です。
私自身、使い始めたきっかけは、クライアントとスムーズに資料を共有したいというシンプルな理由でした。フォルダごとにアクセス権限を設定できるため、「この人にはこの資料だけ共有」「このフォルダは非公開」など、細かいコントロールが可能です。
共同編集もリアルタイムでできるので、資料の確認・修正のやり取りもぐっと早くなりました。
特徴
- ファイルをクラウドに保存することで、紛失や上書きのリスクを回避
- 「閲覧のみ」「編集可能」など、アクセス権限を柔軟に設定できる
- Googleドキュメントやスプレッドシートとの連携で、資料作成〜共有まで完結
Notion
画像引用：Notion
Notionは、ドキュメント、タスク、データベース、Wiki…すべてをひとつの場所で管理できるオールインワン型のワークスペースツールです。
私の場合、打ち合わせのメモ、企画書の下書き、クライアントごとの進行管理などをNotionに集約することで、あちこち探す時間がなくなりました。
ページ構造が柔軟に設計できるので、プロジェクトごとに整理したり、検索性を高めたりすることも可能です。クラウドベースなので、PC・スマホ問わずアクセスでき、リモートワークとも相性が良いと感じています。
特徴
- ドキュメント、タスク、リンク、画像などを1ページ内にまとめて整理できる
- タグやデータベース機能を使って情報を一元管理
- クライアントとの共有ページを作成すれば、進捗や資料をまとめて見せられる
よくあるご質問（FAQ）
Q1. 正直、こんなにツールを使いこなせる自信がありません……
最初は、「自分が何をラクにしたいか」を基準に、この記事を参考にしながらツールを選んでみるのがおすすめです。
はじめのうちは、いくつか試してみて少し時間がかかることもありますが、使っていくうちに「自分に合うツール」が自然と見えてきます。
まずは気になったものから使ってみて、少しずつ感覚をつかんでいくことが大切です。
Q2. 仕事効率化って、結局どこから手をつけるのが一番効果的ですか？
まずおすすめなのは、毎回同じことを繰り返している作業を見直すことです。
たとえば、情報収集やデータの整理、コピー＆ペースト作業などは、時間がかかる割に成果につながりにくい部分です。
こうした作業を自動化できるツールを使うだけで、体感的に「仕事がラクになった」と感じやすくなります。
Q3. 情報収集を自動化したい場合、どんなツールを選べばいいですか？
競合調査や価格チェック、商品リストの収集などを頻繁に行う場合は、Web上の情報をまとめて取得できる自動化ツールが向いています。
たとえば Octoparse のようなノーコードツールを使えば、ブラウザ操作に近い感覚で設定でき、手作業で集めていた情報を短時間でまとめられます。
まずは「毎回手で集めている情報」を置き換えるところから試すのがおすすめです。
まとめ｜“頑張る”より“うまく進める”を選ぼう
本記事では、フリーランスである私が実際に使って効果を感じた仕事効率化ツールを目的別にご紹介してきました。
私自身もそうでしたが、多くのビジネスパーソンは、つい「全部自分でやらなきゃ」と思いがちです。しかし、自分ですべてを抱え込まず、ツールに頼ることが、成果を出す近道になります。
限りある時間を大切にし、本当にやるべき仕事に集中するには、“やらなくていいこと”を減らす工夫が欠かせません。
ツールを使うことで、
- 無駄な確認やコミュニケーションが減り、時間が節約できる
- タスクや情報が整理され、やるべきことに集中できる
- 手作業から解放され、ストレスから解放される
といったことを実現できます。
こうした積み重ねが、やがて大きな成果と余裕を生んでくれます。2026年のはじまりに、自分の働き方を少しだけアップデートしてみませんか？
闇雲に頑張るだけではなく、自分の時間を大切にしながらも成果がでる仕組みを作りましょう。今回紹介したツールが、あなたの仕事をラクにしてくれるきっかけになれば嬉しいです。
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